İşletmeniz için doğru ve tutarlı bir alacak takip süreciniz var mı? Eğer yoksa, büyük ihtimalle işletmeniz hedeflediğiniz müşteri memnuniyetine sahip olamayacaktır. Bu durum, rakiplerin müşterilerinizi kapmasına ve alacaklı olduğunuz müşterinizin tahsil edilemeyen alacaklar listesine girmesine sebep olabilir. Buna karşılık alacak süreç otomasyon yazılımlarına yatırım yapmak alacak takibinde standardınızın olmasını sağlar ve müşteri deneyimini optimize etmenize yardımcı olur.
Alacak Takibi Süreci Nedir?
Alacak takibi süreci bir şirketin alacaklarını yönetmek için kullandığı politika ve prosedürler bütünüdür. Genellikle fatura oluşturma, müşterilere ulaştırma, tahsilat takviminin oluşturulması ve ödemeleri takip etme gibi işlemleri içerir. Ne yazık ki, bazı şirketlerin bu süreci ele almak için belirlenmiş politikaları yoktur. Alacak takibinde standardizasyon eksikliği tutarsızlıklara ve çatışmalara yol açabilir.
Tahsilat sürecinin adımları ve ayrıntıları şirketten şirkete farklılık gösterir. Ancak, çoğu işletmenin izlemesi gereken temel adımlardır şunlardır:
1. Bir fatura oluşturun.
2. Fatura ve güncel alacak bilgisini müşteriye iletin.
3. Tahsilat takvimini oluşturun ya da güncelleyin
4. Yaklaşan ödemelere göre müşterinizle iletişime geçin.
5. Tahsilatlarınızı yapın.
6. Tahsil edilemeyen alacaklar için iletişime geçin.
Yöneticiler alacak takibi sürecini nasıl iyileştirebilir?
Tüm tahsilat ekibi üyelerinin izlediği standart politikalar oluşturmak şirketin tahsilat performansını iyileştirmeye yönelik ilk büyük adımdır. Bu ek ipuçlarını uygulayarak şirketinizin alacak takip sürecini iyileştirebilir ve daha iyi bir müşteri deneyimi yaratabilirsiniz:
- Alacak takibi sürecini mümkün olduğunca otomatik hale getirin.
- Müşterilerle sık sık iletişim kurun, fatura, tahsilat takvimi ve bakiye durumundaki değişikliklerle ilgili olarak onları bilgilendirdiğinizden emin olun.
- Tahsilat sürecinde çok aktif olarak riskleri öngörün.
- Hem ödeme planı seçenekleri hem de ödeme yöntemleri için esneklik sunun.
- Verileri kullanarak tahsilatlarınızı hızlandırmak için iyileştirme noktalarını belirleyin.
- Kanunlar çerçevesinde şirketlerden ve kişilerden alacaklarınızı nasıl takip ya da tahsil edeceğinizi öğrenin.
Alacak takip sürecinde müşteri deneyimini iyileştirmek neden önemlidir?
İş süreçleri ve müşteri deneyimi söz konusu olduğunda, çoğu şirket sadece ürün ve hizmeti sunmaya odaklanır. Ancak, müşterilerin bu ürünler ve hizmetler için nasıl ödeme yaptıkları, şirketinizle nasıl iş yaptıklarını ve bu deneyimin tatmin edici olup olmadığını da etkiler.
İdeal olarak amaç, müşterilere birçok seçenek sunan kolay bir süreç oluşturmaktır. Tahsilist bu noktada sunmuş olduğu Müşteri Portalı, İtiraz Modülü ve Sanal Pos Entegrasyonu hizmeti ile alacaklarınızı daha hızlı bir şekilde tahsil etmenizi sağlar. Müşterilerinizi elinizde tutmanın, yeni müşteriler bulmaktan beş kat daha ucuz olduğunu unutmayın.
Müşterinin memnuniyeti şirketin finansal performansı üzerine etkisi büyüktür. Müşteri ile ilişkilerin korunması ve tahsilatların sorunsuz yapılması operasyonların devamı için yeterli seviyede nakit para yaratır. Yöneticiler bu parayı tedarikçilere ödemeleri yapmak ve operasyonları genişletmek için kullanabilir. Memnun müşteriler aynı zamanda şirketleri tavsiye etme eğilimindedir ve bu da daha fazla müşteri kazanmanıza yol açacaktır.
Müşteri memnuniyetini artıracak bazı uygulamalar
Alacak takibi sürecinde işletmenin diğer birçok süreçlerinden daha fazla müşteri ile iletişim kurmak zorunda olduğunu biliyor muydunuz? Daha sonra en çok iletişim satış ve sosyal medya pazarlama ekipleri kurar. Yöneticiler bunu göz önünde tuttuklarında güçlü ve sağlıklı müşteri ilişkileri oluşturmanın daha kolay olduğunu görecekler.
Alacak takip sürecinde müşteri deneyimini iyileştirmek için birkaç şey yapabilirsiniz. Şu temel adımlarla başlayın:
- Alacak takibi süreçlerinizin performansını ölçecek metrikler oluşturun.
- Tahsilat ekibinizin ulaşmasını istediğiniz gerçekçi hedefler belirleyin.
- Müşteri ihtiyaçlarını da karşılayacak şekilde hedefler oluşturmak için onların da fikirlerini alın.
- Faturalandırma ve ödeme alma süreçlerinizi iyileştirmek için müşteri verilerini kullanın.
- Tahsilat sürecinizi olabildiğince otomatik hale getirin.
- Müşterilere faturaları ve ödemeleri hakkında düzenli ve tutarlı olarak iletişim kurun.
- Ödeme performansı iyi olan müşterileri belirleyerek onlara indirimler sunun.
Esnek Ödeme Planları Sunmanın Önemi
Müşteriler size ne zaman ve nasıl ödeme yapacaklarını önceden bildiklerinde zamanında ödeme alma şansınız çok daha yüksektir. Bunun nedeni, müşterilerin takvimlerini ve bütçelerini uygun hale getirecek daha fazla zamanı olmasıdır. Aşağıdaki seçenekleri mutlaka göz önünde bulundurun:
- Ödemeleri otomatikleştirmek için müşteri portalı kullanımı
- Online, pos, çek ve havale ödeme seçenekleri
- Ödeme yapmada zorlanan şirketler için esnek ödeme planları
- Ayın belirli bir gün veya zamanında vadesi gelen tutarı ödeme seçeneği
Otomasyon Tahsilat Sürecinize Nasıl Bir Fayda Sağlar?
Tahsilat sürecinde müşteri deneyimini iyileştirmenin en iyi yollarından biri, sürecin mümkün olduğunca büyük bir ölçüde otomatikleştirilmesini sağlamaktır. Buna fatura bilgilendirme, tahsilat takvimi oluşturma, hatırlatma bildirimi gönderme ve ödeme alma da dahildir.
Tahsilat otomasyonu, halihazırda zamanının % 50’ sini tahsilat süreçlerine harcayan satış ekiplerinin ve tahsilat ekibinizin zaman kazanmasını da sağlar. Otomasyon işlerin yürümesini sağlar ancak müşterilerle sıkı bağlar kurmak sadece insanların yapacağı bir iştir. Tahsilist çalışanlarınızın bu bağları kurmasını sağlayacak zamana sahip olmalarını sağlar.
Sonuç olarak, tahsilat sürecinizi otomatikleştirerek verimliliği, iletişimi ve genel memnuniyet düzeylerini artırabilirsiniz. Müşterileriniz, standart ve tutarlı iletişimi, kullanımı kolay müşteri portalını takdir edecek, ayrıca verimli çalışan tahsilat birimlerinin avantajlarından yararlanacaksınız.
Eğer siz de bu ve daha birçok avantajdan faydalanmak istiyorsanız Tahsilist’ in ücretsiz demosuna bugün göz atın.