Tahsilat otomasyonun görece basitliğine rağmen çok önemli fayda sağlayan parçalarından biri de otomatik hatırlatıcılardır. Tahsilat otomasyonun olmadığı işletmelerde, tahsilatçılar müşteriler ve müşterilerin faturaları hakkında farklı sistemlerden aldıkları bilgileri bir Excel dosyasında manuel olarak toplamaya çalışır ve faturaların vadesinin geçmesinden belirli bir süre sonra en önemli müşterilerden başlayarak müşterilerle telefonla temasa geçmeye çalışır.
Bu oldukça yorucu, verimsiz ve insan hatalarına açık bir yöntemdir. Özellikle içinden geçtiğimiz pandemi döneminde uzaktan çalışmanın yaygınlaştığını düşünürsek, tahsilat ekibinizin üzerinden ciddi bir yükü otomatik hatırlatıcılarla alabilirsiniz.
Peki bunun haricinde otomatik hatırlatıcılar başka hangi noktalarda faydalı olabilir, gelin inceleyelim.
Otomatik Bildirimlerin İşletmenize Sağladığı Faydalar Nelerdir?
Genellikle, kart yetkilendirme hatası, kart son kullanma tarihi, yetersiz fon, kayıp veya çalınmış kart, sınırlı limite sahip kart, eski kredi kartı bilgileri ve işleme hataları gibi çeşitli nedenlerden dolayı ödemeler başarısız olabilir.
Otomatik hatırlatıcıların işletmenize sağladığı 5 fayda:
- Tahsilatı Kolaylaştırır: İşletmelerin onlarca müşterisi olabilir. Bu yüzden tahsilatı takip etmekte zorlanabilir veya faturalarda sorun yaşayabilirler. Sürece Otomatik Bildirimlerin dahil edilmesiyle müşterilerinizden zamanında tahsilat yapabilirsiniz.
- Müşterilerinizle İletişiminizi Güçlendirir: Müşterilerle iyi iletişim kuramamak zamanında tahsilat yapamamanıza yol açabilir. Müşterilerin öncelikleri size ödeme yapmak değildir. Bu yüzden hiçbir ödeme hatırlatıcısı almadıklarında veya son tarihler geçene kadar ödeme yapmaları istenmediğinde tahsilat sürecinizi verimsiz geçirmek zorunda kalabilirsiniz.
- Zamanında Tahsilat Yapmanızı Sağlar: Zamanında tahsilat otomatik bildirimlerin temel hedefidir. İşletmelerin ömrünün kısa olmaması için zamanında tahsilat yapması şarttır. Tahsilat hedeflerine ne kadar yakın olduğunuzu takip etmek için, satışa kalan günleri ve diğer ilgili KPI’ları (Anahtar Performans Göstergeleri) düzenli olarak hesaplayın.
- Tahsilat Maliyetlerini Minimize Eder: Zamanında yapılan ödemeler, şirketinizin vadesi geçmiş faturalarda tahsil etmeye çalıştığı zaman ve parayı en aza indirir. Ayrıca, yasal ücret veya borcun bir tahsilat acentesine değerinden daha düşük bir fiyata satılması riskini de azaltır.
- Tahsil Edilemeyen Alacakları Azaltır: Bir işletmenin bir müşteriden tahsil edemediği alacakları artık gider olarak yazılmaya başlar. Şirketinizin ödenmemiş alacak sayısı ne kadar azsa o kadar iyidir. Otomatik bildirimler sayesinde bu riskte büyük ölçüde azalır.
Tahsilat Ekibi Yönetimi
Yönetim danışmanlık firması McKinsey’nin yaptığı bir araştırmaya göre tahsilat ekiplerinin yaptığı görüşmelerin %70’i zaten ödeme yapacak olan müşterilerle yapılmaktadır. Tahsilatçılar genellikle çok fazla sayıda hesaptan sorumlu olduğundan ve iletişim yöntemi olarak da telefonu tercih ettiklerinden fatura değeri ve fatura tarihine odaklanarak arama yaparlar. Bu da tahsilat ekibinin yüksek rakamlı faturalara yoğunlaşıp bazı küçük müşterileri gözden kaçırmasına yol acar.
Otomatik hatırlatıcılar, özellikle tahsildarların görece az önemsediği müşterilerle iletişimin yönetilmesini sağlar. Böylelikle tahsilat ekibiniz daha stratejik müşterilere ya da fatura itirazı ve mutabakat yönetimi gibi zaman alıcı ve daha önemli meselelere yoğunlaşarak daha etkin ve verimli çalışabilir.
Alacak Yönetimi
Tahsilist gibi akıllı tahsilat otomasyon sistemleri kullanmayan işletmeler nasıl tahsilatlarını önceliklendirmek zorunda kalıyorsa benzer durum müşteriniz içinde geçerlidir. Müşterinizin size zamanında ödeme yapmamasının sebebi faturaları gözden kaçırmaması ya da önceliklendirmemesi olabilir. Bu da faturanızın ödeme süresini geciktirir. Geciken her tahsilat, hâlihazırda faaliyet kârınızın yarısını tüketen finansman maliyetlerinin [http://www.tahsilist.com/WebBlog/Details/47] daha da katlanması demektir.
Oysa müşterinize vade tarihinin 10 gün öncesinden başlayarak belirli periyotlarla faturaların kopyasının ve ödeme linkinin olduğu bir SMS/WhatsApp mesajı/E-mail atmanız, müşterinizin faturanızı önceliklendirmesini sağlayacaktır. Proaktif bir yaklaşım izleyerek müşteriyle önceden temasa geçmek muhtemel eksik bilgi-belge sorunlarının da önceden tespit edilip çözülmesini sağlayacaktır. Müşterileriniz profesyonelce ve dostça bir dille yazılmış ve belgelendirilmiş uyarıcılara daha az itiraz ederler. Yapılan çalışmalar müşteriyle temasa geçmek için beklenen her haftanın faturaları tahsil etme ihtimalinizi %3 oranında azalttığını göstermektedir.
Açık Hesap Yönetimi
Fatura tarihlerinin takip etmenin ötesinde Tahsilist gibi otomasyon sistemleri ile müşterinizin açık hesap limitlerini de kontrol edebilirsiniz. Hesap limitinin sınırına dayanmış bir müşteriye sınırın %80’ine geldiği zaman uyarmak ve ödeme yapmasını istemek, ileride müşterinin son verdiği siparişin ödeme yapmadığı sürece bloke edileceğini söylemekten daha iyidir. Açık hesap yönetimi her ne kadar özünde bir kredi risk yönetimi olsa da aynı zamanda bir müşteri ilişkileri yönetimidir. Bu süreçte otomatik hatırlatıcılar müşterilerinizi kırmadan paranızı tahsil etmenizde ve iş hedeflerinize ulaşmanızda yardımcı olacaktır.
Daha fazlasını öğrenmek ve otomatik hatırlatıcılarla işletmenizi bir adim daha ileriye taşımak için bizimle bugün iletişime geçin. Size finansal süreçler konusunda dijital devrimi sunan, tahsilat konusunda topyekûn, gerçekçi ve kolay çözümler sunan Tahsilist’i buraya tıklayarak ücretsiz deneyin.